27 de noviembre de 2015

La preservación digital como alternativa a la obsolescencia tecnológica

La mayoría de las empresas e instituciones que están digitalizando su documentación, lo hacen por tres razones principalmente: porque necesitan aumentar la eficacia de sus procesos de gestión, con lo cual van a tener que seguir accediendo a la documentación en formato electrónico, porque tienen la necesidad de garantizar el acceso a los documentos por razones de  conservación del patrimonio como el caso de la Biblioteca Nacional Española que ha contratado los servicios de preservación digital de la empresa Libnova o para preservar la disponibilidad de la información debido a su valor probatorio de las actividades que los generaron en determianadas situaciones (Heredia Herera, 1991, citada por Fernández Gómez, 2008: 16).

Uno de los aspectos que tiene que estar garantizado para que haya merecido la pena el gasto de la digitalización, es el acceso y disposnibilidad de uso de los documentos de forma transparente para el usuario. El estado actual de la tecnología permite desde el mismo momento de la captura documental la generación de un archivo PDF, el cual ofrece la ventaja de facilitar la difusión y el cumplimiento con estándares internacionales como el PDF/A garantiza la disponibilidad a largo plazo del documento electrónico. El problema viene cuando las empresas y entidades se plantean que hacer con los archivos fuente de la digitalización, los cuales necesitan una infraestructura de mantenimiento y de almacenamiento para las que muchas de ellas no están preparadas.

Los másters de digitalización generados en TIFF y sin los cuales el PDF para consulta ni siquiera existiría, son realmente la clave de la gestión documental en las empresas e instituciones y la base de conocimiento en la que se apoya y por ello es necesario y en muchas ocasiones, obligatorio por ley, asegurar la preservación de dicho conjunto documental independientemente de la evolución de los formatos informáticos, el hardware de almacenamiento y el software de consulta, lo que podríamos denominar luchar contra la obsolescencia. La preservación digital, con sus diversas técnicas y estrategias, está ofreciendo una respuesta a los casos en los que existe un alto volumen de información de gran valor y a la que no se accede con frecuencia pero que es preciso conservar intacta.  Su aplicación toma como base la normativa OAIS (ISO 14721:2012), diseñada por la NASA en los inicios del s.XXI por la preocupación que el organismo tenía por la custodia y conservación de la información de sus proyectos, debido las perdidas que los descuidos y malas prácticas habían producido en el pasado (Térmens, 2013).

La falta de confianza generalizada en los medios informáticos -por su carácter intangible-, a menudo nos hace olvidar que la conservación en papel de los documentos también presenta sus propios problemas, que en muchos casos resultan más letales que los propiamente derivados de la informática porque a diferencia de los de esta naturaleza cuando se producen resultan irreversibles en la mayoría de las ocasiones. Hechos como el  incendio en el Archivo Municipal de la localidad sevillana de Los Palacios y Villafranca en 2013 o los 12.000 documentos diezmados por  la inundación de la Biblioteca Nacional de Francia en febrero de 2014, pueden convertirse en un drama si la entidad responsable de la custodia no tiene un plan de contingencia que aborde la crisis con serenidad y haya dispuesto medidas de conservación de los documentos en previsión de dichos desastres. Una de estas posibles soluciones es la preservación digital, que aunque también está sujeta a la obsolescencia y al deterior, al menos permite establecer mecanismos de control y prevención que favorecen la disponibilidad a largo plazo de la información.

Documentos quemados

La principal dificultad cuando se realiza preservación se debe al carácter intangible de los objetos digitales. Tienen una dependencia directa de la tecnología informática, la cual está en constante evolución por su vinculación con el progreso tecnológico (Térmens, 2013). Cada día surgen nuevos programas, el hardware evoluciona unido al consumismo y los formatos van degradándose frente a otros que se van convirtiendo en estándares de facto debido al uso generalizado, independientemente de su origen propietario o libre. Por ello se tiende a la consolidación de los formatos como el uso de TIFF o del PDF, del software mediante la creación de soluciones basadas en el Modelo OAIS que ofrezcan garantía en la implementación de los procesos y del hardware mediante el ofrecimiento de modelos sostenibles de almacenamiento como Libdata que están constituyendo una vía de negocio para empresas especializadas, ante la imposibilidad de las entidades de hacer frente al almacenamiento de grandes volumenes de información con su propia infraestructura.

No obstante, el simple mantenimiento del software, el hardware y los formatos no es lo único que hay que acometer para realizar una adecuada preservación. Requiere algo más de complejidad y un planteamiento sistemático que se traduce en el diseño de una política de acciones y en la ejecución de técnicas y medidas específicas. En primer lugar, la política de preservación tiene que concebirse como una hoja de ruta que gobierne todo el proceso y en la que tiene que haber sobre todo sentido común y planificación. Los criterios de conservación tienen que estar claros, cuyos límites dependerán en cada caso de la ley, del presupuesto económico, del valor intrínseco de los materiales y de las necesidades y capacidades que la institución presente o esté dispuesta a asumir. De forma general, las cuestiones que deberían ser tenidas en cuenta son referentes a la forma de preservar; los recursos a preservar; los tiempos de ejecución y los ejecutantes. Dado que se trata de una labor que requiere unos conocimientos técnicos altamente especializados (Keefer y Gallart, 2007; 2012), normalmente el servicio suele externalizarse solicitando la participación de profesionales cualificados.

Una vez se tiene claro el proceso a seguir, se dispone de viabilidad institucional para realizar la preservación y se cuenta con la sostenibilidad económica necesaria, hay varias estrategias que de forma individual o combinadas se pueden poner en práctica para asegurar una adecuada y perdurable preservación:
  • Refresco de la información: consiste en transferir la información de los documentos de un soporte obsoleto a otro vigente, con el fin de reducir los riesgos propios de la degradación propia del uso. Tiene escasa repercusión en preservación digital ya que consiste en un cambio en el continente físico de la información sin tocar el software o el formato.
  • Preservación tecnológica: se centra en mantener la operatividad a nivel de hardware y software de la máquina que originó los documentos o los conjuntos de datos. Su punto débil es que deja de ser efectiva ya no se fabrican los recambios que la máquina necesita para su correcto funcionamiento.
  • Migración: Se trata de una de las medidas más utilizadas en la actualidad. Garantiza el acceso a la información, importando los documentos a nuevos formatos cuyo uso esté vigente. Mantiene las características esenciales de la información, aunque pueden producirse pequeñas modificaciones en función del números de migraciones acumuladas a lo largo del tiempo y del grado de especificidad del software origina. Por ello, se tiende a reproducir los documentos en formatos estándares de uso generalizado.
  • Emulación: se trata de la simulación del software original que creó los documentos con el fin de ejecutarlos sin necesidad de contar con el programa original. El principal problema de esta solución, defendida por especialistas como Jeff Rothenberg en su obra “Ensuring the Longevity of Digital Information” de 1999, como la mejor solución para preservar conjuntos de datos complejos, se basa precisamente en que dicha complejidad requiere el mantenimiento de una gran cantidad de información consistente por un lado en las aplicaciones de software y por otro en los datos que utilizan dichas aplicaciones, las cuales están igualmente sujetas a la obsolescencia. Por ello, además de resultar incomoda, resulta poco fiable por su estadio emergente e insostenible en muchos casos ya que requiere conocimientos informáticos avanzados.
  • Replicado o copia de seguridad: suele aplicarse para evitar la pérdida de información sensible o relevante, tanto en el ámbito profesional (centro de proceso de datos por ejemplo) como en el ámbito doméstico. Consiste en la duplicación de datos almacenados ante perdidas inesperadas por causa de elementos ajenos a la voluntad de la entidad o persona que los custodia como el ataque de un virus informático, un corte de luz  o fallos en el hardware. Se deben fijar plazos para la renovación de los soportes físicos que se emplean como almacenamiento, ya que se ven afectados por la degradación propia de los soportes físicos (Jones & Neil , 2001).
  • Arqueología digital: técnica especializada en la recuperación de información con gran antigüedad, dañada o con perdidas debido a malas prácticas en lo que se refiere a conservación, almacenaje o por la obsolescencia de los sistemas, formatos o contenedores.
Frente a las estrategias anteriores, centradas en el almacenamiento de la información digitalizada en soportes físicos y la replicación de la misma cada cierto tiempo para mantener la disponibilidad de acceso, un buen número de expertos propone como alternativa la preservación en línea o digital que emplea lenguajes de marcado como HTML y esquemas XML como METS y PREMIS, para compartir información independientemente del sistema empleado para la consulta. No obstante, la preservación por este medio no está exenta de las correspondientes migraciones y no evita por completo el riesgo de destrucción física al depender el almacenamiento en última instancia de servidores.

Además de las diferentes técnicas de preservación descritas, se han de aplicar medidas de conservación adaptadas al medio digital y medidas de seguridad informática (Térmens, 2013). Se deben obtener las condiciones ambientales apropiadas para que la integridad de los soportes físicos no se vea afectada y perjudique a su vez a los documentos digitalizados. Se pone especial cuidado en los niveles de humedad y temperatura y en las condiciones de manipulación. Por eso en muchos archivos se está optando por la microfilación y la digitalización, con el fin de evitar un deterioro de los documentos debido a la manipulación constante de los investigadores y el trasiego por los pasillos. Se emplean, junto a los metadatos descriptivos destinados a la recuperación de los documentos en los sistemas de información, metadatos específicos de conservación que informan sobre aspectos como la forma de representación del contenido de los documentos  y los sistemas que hay que emplear para consultarlos o finalmente eliminarlos.

Junto a ello, se ponen en marcha medidas destinadas a evitar y solucionar los riesgos informáticos que harían peligrar la integridad de los documentos o de los datasets preservados. Están englobadas en el marco de la norma ISO 27001 que ofrece recomendaciones y formas de procedimiento para la realización de copias de seguridad, de control de acceso a la información, de análisis de fiabilidad del software y el hardware y en referencia a la detección y destrucción de virus informáticos.

Referencias
  • “Preservación digital”. Wikipedia, la enclopedia libre. Url: http://es.wikipedia.org/wiki/Preservaci%C3%B3n_digital (Consultado 07/12/2014).
  • FERNÁNDEZ GÓMEZ, Marcos (2008): “El documento de Archivo”. En Auxiliar de Archivo y Bibliotecas. Temario general para Oposiciones: Sevilla. MAD. pp.12-23
  • JONES, Maggie; BEAGRIE, Neil (2001): Preservation management of digital materiales: a handbook. Londres: British Library. p. 130
  • KEEFER, Alicia; GALLART, Nuria (2012). Preservación de recursos de información digital. [material docente] Barcelona: UOC
  • KEEFER, Alicia; GALLART, Nuria (2007). La preservación de recursos digitales: el reto para las bibliotecas del siglo XXI. Barcelona: UOC
  • TÉRMENS, Miquel (2013). Preservación digital. Barcelona. Editorial UOC, 2013. ISBN 978-84-9029-819-0
Fuente: <http://www.dokumentalistas.com/> 
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